スペシャル取材

クラウド型システムで受付の無駄をなくす! ディライテッド株式会社 代表取締役CEO 橋本真里子

profile ベンチャー

三重県出身。大学卒業後、11年間受付の仕事に従事。
トランス・コスモス、USEN、ミクシィ、GMOインターネットなど、大手企業で受付業務やメンバーマネジメントを経験。
2016年ディライテッドを設立。2017年クラウド型受付システム「RECEPTIONIST」をリリースする。

企業の受付の負を解決する。それをできるのは私だけ

このお仕事をされる上での信条を教えてください。

企業の受付の負を解決したい。それを解決できるのは11年受付をしてきた自分である。この想いです。

デジタル化が進んでいるこのご時世に企業の受付はアナログなままで非効率でした。受付の仕事をしながら、もっとITを利用して効率化することは絶対に可能だと思っていました。

私が起業を考え出した時、受付の効率化を提供するサービスを行っている会社がありませんでした。そんな会社があれば、その会社に転職する選択肢もあったと思います。

今まで受付システムが存在しなかったわけではありません。しかし、企業の受付現場のことを熟知した人が作っているシステムはありませんでした。
やっぱり課題解決するには、その課題や現場をよく知っている人が作らなければ、スケールするサービスは絶対に作れないと思いました。
それなら、受付まわりのことを解決するソリューションを提供するのは私しかいない。私がやらなければ誰もやらない。「受付は私が変えなければ、誰も変えられない」という信念で仕事に取り組んでいます。

起業当初、このサービスは絶対にニーズはあり、そしてこれからもどんどんそのニーズは広がっていくだろうと思っていました。
実際にサービスを提供しだしてからこの1年とか2年でその広がりを感じることができ、根拠に基づいた確信というものに変わってきています。
その確信は、売上が伸びていることもありますが、弊社の社員が、サービスの必要性や想いを自ら言葉にして、動いてくれている姿を目の当たりにするとより強くなります。
何よりもうれしいですし、自分の自信にもつながります。

内線電話を利用しないクラウド型の受付システムの開発

このお仕事を始めたきっかけは何だったのでしょうか?

受付で内線電話を使わずにチャットツールを通じて来客を通知するクラウド型の受付システム「RECEPTIONIST」を開発、運営、提供を行っています。

一般的会社の受付は、無人で内線電話が1台置いてあり、その電話で呼び出すか、有人の受付の人が取次ぎをするというのがほとんどだと思います。

クラウド型の受付システム「RECEPTIONIST」は、受付に 内線電話の代わりにiPadで受付をするシステムです。
受付での取次ぎには、チャットツール(チャットワーク、Slack、Oneteam、Workplaceなど)を使って直接社員のスマートフォンやパソコンに来客を通知します。

昨年、新たに日程調整の機能をリリースしました。
日程調整の工程も本当に無駄が多いので、自動化する機能を実装しました。

企業に来訪する前、必ず担当者の方と日程調整をすると思います。
担当者はご都合がいい日程候補を2、3くださいと言われ、スケジューラーとメールを立ち上げて、にらめっこしながら候補を上げます。来訪者は、自分と同席する人のスケジュール確認、その候補は都合が合わない。すみません、やっぱり合わないから別の日程をお願いしますといったやり取りを繰り返し日程調整を行います。

「RECEPTIONIST」は、Googleカレンダーとoutlookと連携しており、日程調整機能は、自分と同席する担当者の予定がカレンダー上に表示されます。そのため、双方の空いてる時間が一目瞭然です。「候補日時」を選択し、それと同時に会議室の予約することができます。

「RECEPTIONIST」を導入すると、日程調整から来客受付までを自動化できるので、受付業務の効率化を行い、課題解決に力を入れています。

受付経験者だからこそわかる電話取次の無駄を解消できないかという発想

「このお仕事を続けていて良かった」と思うのはどういった時でしょうか?

起業する前、11年ほど企業の受付をしていました。受付デビューした時から引退するまでの間、数えきれないほど訪問される方と企業の社員を電話で取次いできました。そして常々、電話での取次は非常に効率が悪いと思っていました。

まず受付側。Aさんとアポイントをとった方が受付に来訪されます。受付はAさんに内線で電話しますが、忙しいAさんは大抵自席にはいないため電話に出ません。受付は一度電話を切り、Aさんの隣の席のBさんに電話をします。その人もいなければそのまた隣に電話して確認をとらなければいけません。
次に、執務室エリア側。受付から取次ぎの電話がかかってきてもAさんは席にいません。代わりに隣のBさんがAさんの内線を受けます。Bさんは自分の仕事を中断してAさんを探しに行かなければならないという工数が発生してしまいます。

受付をしながら、企業の受付は必ずしも内線電話である必要はないと考えていました。
IT化やデジタル化すればもっと効率よく来客の取次ぎができるのではないか、また、今はまだ存在していないようなデータも同時に取得でき、新しい価値として提供できるのではないか思いました。

また、その時期に自分自身も人生の転機を迎えようとしていました。
受付は一生は続けられないのが現状です。どの仕事もデビューがあれば引退がありますが、受付はその引退を迎える時がわりと他の職種に比べると早い。しかし、仕事はしなければならない。転職なのか、企業内で職種を変えるのかというキャリアチェンジを迫られる前に、自分自身を見つめ直しました。

そこで自分は仕事がとても好きだということに気づきました。
責任感を持って仕事をしていましたし、仕事をせずに生きていくことは考えられないほど仕事に対しての想いが高まっていました。受付としての経験を活かせる仕事がしたいという想いが起業につながったのかなと思っています。
元々起業したかったとか、社長になりたいという思いは、当時全くありませんでした。

企業の受付には「RECEPTIONIST」が当たり前の世の中に

今後の目標を教えてください。

どの企業を訪問しても受付には「RECEPTIONIST」があるのが当たり前の世の中にしていくことです。これは目標であるとともに、必ず成し遂げなければならないと考えています。

現状は、企業を訪問すると、受付は無人で内線電話が1台置いてある企業が多いです。しかし、内線を使うよりも「RECEPTIONIST」で受付をするほうが多くないといけないと思っているので、そういう世界にしていきたいです。

最後にこのページをご覧になっている方へのメッセージをお願いします。

なぜ、私はこの仕事をするのか、私がやらないと誰もやらない、だからこの仕事をやっている、そんな強い情熱と信念をもって仕事に向き合うことが大切です。

私は起業しなければよかったと思ったことは一度もありません。
もちろん全てがいいことだけではありません。つらいこと、大変なことも経験してきたつもりです。

しかし、常に「私がこの仕事をしないとだれもやらない、この仕事は私にしかできない」。この想いを持って取り組んできました。
誰でもできる仕事なら、何で私こんなに嫌な想いをしているんだろうと思ってしまいます。
しかし、「私がこの仕事をしないとだれもやらない、この仕事は私にしかできない」この想いがあると、多少のつらいことは納得でき、逆境にも乗り越えられると思います。

また、起業というのは新しい自分に出会える大きな方法の一つかなと思います。
もちろん企業に所属して働いて、その仕事が好きで前向きに働ける人もいると思います。
しかし、自分の人生を自分事として仕事や会社に向き合える人は、星の数ほどの働く人がいる中でほんの一握りではないでしょうか。

起業すると、仕事自体にとても思い入れが強くなります。自分がやりたいことを仕事にしているので働くということ、会社に対してすごく前向きになれます。また、誰かにやらされている、お給料のためにだけはたらいているではなく、仕事が好きで、人生の大きな部分を占め、自分ごととして日々の生活を送れるというのはすごく幸せなことだなと思いますよ。

   

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