【知らないと損】今さら聞けない！無料で始められるデータ整理や共有も楽で便利な「Googleドライブ」

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2022/09/25

こんにちは。ゆめかなう編集局の越後 ジェニです。

仕事で使っている資料って、いつのまにかどんどん増えていきますよね。パソコン本体の中だけで管理するのは容量の関係から厳しくなってきている人も多いのではないでしょうか？パソコンの紛失や故障のリスクを考えると、パソコン内だけで管理するのは非常に危険です。

そんなときに便利なのが「Googleドライブ」。仕事はもちろん、プライベートでも活用できるので、便利な機能を使いこなすことで、データ管理を楽に便利にできます。

そこでこの記事では、プライベート～仕事で役立つGoogleドライブの使い方やメリットについて解説します。

このようなお悩みを持つ事業者オーナー、マネージャー、若手社員の方も、ぜひ最後までご覧くださいませ。

Googleドライブとは？

「Googleドライブ」とは、Googleが提供している無料から始められるオンラインストレージサービスです。

文書、写真・画像、動画、音楽などのデータをインターネット上で保存したり、他の人とファイルを共有することができます。具体的な保存ファイルは以下の通りです。

【Googleドライブで保存できる基本的な機能】
●Googleドキュメント（Wordのような文書ファイル）
●Googleスプレッドシート（Excelのような表計算ファイル）
●Googleスライド（PowerPointのようなプレゼンテーションファイル）
●写真、画像（JPEG、PNG、GIF、TIFF、BMPといった画像ファイル、PDFファイル）
●音声、動画

出典：https://www.google.com/intl/ja/drive/

Googleドライブのメリット

Googleドライブにはどういったメリットがあげられるのでしょうか。

●無料で始めて、必要に応じてアップグレードできる
●簡単に始められる
●デバイスを選ばずにアクセスできる
●Microsoft Officeのファイルを変換せずに使用できる
●チームでファイルを共有・保存できる

一つずつ順に解説していきます。

①無料で始めて、必要に応じてアップグレードできる

1アカウントにつき15GBまで無料で利用可能です。Googleドライブに保存するデータがカウントされるため、Googleが提供するGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライド、プレゼンテーションなど、共同編集したコンテンツ、Googleフォトにバックアップされている写真や動画、Gmailなどがあげられます。

容量が足りなくなった場合はGoogleドライブに保存できなくなるだけでなく、Gmailの保存ができなくなるので注意が必要です。ただし、アップグレードすることで、引き続き利用することが可能です。

【Googleドライブの月額料金】
15GB・・・無料
100GB・・250円／月
200GB・・380円／月
2TB・・・・1,300円／月

ストレージプランは月額または年額料金が選べ、年鯛だと最大17%割引で利用できます。
詳しくはGoogle公式ページの料金詳細よりご確認ください。

Google公式ページ（料金詳細）：
https://one.google.com/about?utm_source%3Dg1%26utm_medium%3Dweb%26utm_campaign%3Dsupport_marketing%26utm_content%3Dview_plans#upgrade

②簡単に始められる

Googleのアカウントを持っていれば、誰でも簡単に始められます。

パソコンで使用したい場合は、「https://drive.google.com/drive/」を開きます。

スマートフォンで使用したい場合は、「Googleドライブ」のアプリをダウンロードし、アプリからログインするだけです。

具体的な使用方法はGoogleドライブ公式ページをご確認ください。パソコン／Android／iPhoneとiPadに分かれて説明されています。

Googleドライブ公式ページ（使用方法）：
https://support.google.com/drive/answer/2424384?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop）

③デバイスを選ばずにアクセスできる

スマートフォン、タブレット、パソコンとどのデバイスからでもアクセスでき、パソコンとスマートフォンのように同時にログインして、閲覧・編集することも可能です。そのため、社内ではパソコンから、出先や自宅ではスマートフォンからといった使い方ができます。

スマートフォンで撮影した画像をパソコンに送りたいときにも、わざわざメールに添付送信しなくてもGoogleドライブにアップロードするだけです。

④Microsoft Officeのファイルを変換せずに使用できる

Microsoft OfficeソフトのWordやExcelをGoogleドライブにアップロードするだけで、Googleドライブにあるアプリと互換性のアプリに自動で切り替わります。そのため外出先でもデータを確認できたり、直接データ編集ができます。

Microsoft OfficeのWordにあたる「Googleドキュメント」、Excelにあたる「Googleスプレッドシート」、PowerPointにあたる「Googleスライド」から新規で資料の作成も可能です。

⑤チームでファイルを共有・保存できる

Googleドライブはチームで使っているドキュメント、スライド、スプレットシートファイルを連携し、複数人で共同編集が可能です。メールやデータファイルソフトでは添付しきれない大容量のデータ受け渡しや、複数のファイルを送信できます。送信する側も、受け取る側も手間が省けるので便利です。

ファイルを共有する際は、ファイルを作成した人が管理者（オーナー）となり、アクセスレベルを設定できます。アクセスレベルには下記の3種類が用意されています。
●「編集可」・・・・ファイル内の閲覧・編集・コメント、共有相手の追加・権限の追加が可能
●「コメント可」・・ファイル内の閲覧・コメントが可能
●「閲覧可」・・・・ファイル内の閲覧のみ可能

まとめ

今回は、Googleドライブの使い方やメリットについて解説しました。

Googleドライブはシンプルなデザインなので使いやすく、便利な機能が揃っています。パソコンだけでなくスマートフォンからでも閲覧・編集・アップロードができるので、便利さをより実感できるはずです。

ビジネス資料を手軽で安全に、作成・編集・管理してみてはいかがでしょうか。

ゆめかなう編集局　越後 ジェニ

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